Hotel Kassensysteme

Artikel-Schlagworte: „Registrierkasse“

Hotels arbeiten über moderne Kassensysteme, die mit leistungsfähiger Kassensoftware ausgestattet sind und als wahre Alleskönner bezeichnet werden können. So kann eine Reservierung und eine Buchung über den Internetauftritt eines Hotels getätigt werden, wobei die hier im Kontaktformular erfragten Daten sofort in die Kassensoftware der in Hotels genutzten Kassensysteme übertragen wird. Ein Zugriff aus der Software der Hotel-Kassensysteme auf stationäre und mobile Kassen im Hotel-Restaurant ist ebenfalls möglich, sofern die Kassen aus Hotel und Hotelrestaurant über eine gemeinsame Kassensoftware arbeiten und Daten austauschen können. So kann beispielsweise auch mit einer mobilen Kasse im Restaurant des Hotels die Bestellung nicht nur per Funk an einen Bondrucker in der Küche und bei der Schankanlage übertragen, wo dann sofort mit der Zubereitung begonnen werden kann. Die Daten der Bestellung werden auch sofort, ebenfalls über ein Funksignal, in die gemeinsam genutzte Kassensoftware leistungsfähiger Kassensysteme übertragen, die von Hotels und Hotel-Restaurants gemeinsam genutzt werden. Dass die Arbeitszeiterfassung ebenso einfach über Kassensysteme erfolgen kann, wie auch das Bestellwesen und die Warenflusskontrolle über Kassensysteme überwacht werden kann, dürfte sich fast von selbst verstehen. Aber all diese Anwendungsmöglichkeiten für moderne Hotel-Kassensysteme bleiben den Gästen in aller Regel verborgen, da eben diese Anwendungen im Hintergrund und im Back-Office-Bereich eines Hotels stattfinden. Was aber den Gästen sicher zuträglich auffallen dürfte ist, dass vom Hotel aus die Kassensysteme durchaus Verbindungen zu örtlichen Touristikbüros, Vereinen, Fahrradverleihern oder auch Autovermietungen herstellen können. Dadurch können die Mitarbeiter des Hotels über eben die hier genutzten leistungsfähigen Kassensysteme Besichtigungsvorschläge und Tagesausflüge erarbeiten und vorschlagen. Zusätzlich können Leihfahrräder oder Mietautos über Kassensysteme organisiert werden. Sollte das jeweilige Hotel in Vorkasse treten, kann hierfür dann auch der fällige Betrag auf die Rechnung des Gastes gebucht werden, die ja bis zur Rechnungsstellung in der Kassensoftware guter Kassensysteme fortlaufend und detailliert geführt und ergänzt wird. Den Gästen dürfte ebenfalls angenehm auffallen, dass Kassensysteme in Hotels sehr diskret und platzsparend aufgestellt sind und genutzt werden. Das gibt eine angenehme Atmosphäre im gesamten Hotel, insbesondere dort, wo Kassen genutzt werden müssen, und selbige doch nicht so dominant das Erscheinungsbild prägen. In Kassensysteme eingebundene Kassen können in Hotels auch in deren Wellness-Bereichen, Fitness-Räumen oder Friseursalons genutzt werden, weil hier die Angebote meist auch kostenpflichtig sind. So können Hotelgäste ihre genutzten Angebote der Hotelrechnung zuweisen lassen, und sofern externe Gäste willkommen sind können diese Über die Kassensysteme eine einzelne Gesamtrechnung ohne Übernachtung bekommen. Hier sind natürlich Kassen -Module zu sehen, aber schon durch deren modernes Design können sie sich harmonisch und diskret in das Gesamtbild der jeweiligen Hotel-Bereiche einfügen. Längst sehen moderne Kassen und Kassensysteme nicht mehr groß und klobig aus, wie man es noch von elektronischen Registrierkassen der vergangenen Jahre her kennt.

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Auch Gruppen reisen auf verschiedenen Wegen und nächtigen in Hotels, wo die Übernachtungen über ein Kassensystem gebucht, erfasst und abgerechnet werden. Es gibt keine genaue Definition darüber, ab welcher Personenzahl von einer Gruppe gesprochen wird. International wird es so gehandhabt, dass man ab 15 Personen von einer Gruppe spricht, die eine Gruppenreise unternimmt. Viele Hotels haben aber auch für sich definiert, in kleine, mittlere und große Reisegruppen zu unterscheiden und bieten entsprechende Gruppentarife an, die zur genauen Abrechnung natürlich auch in der Kassensoftware im Kassensystem hinterlegt sind. Hotels können auch online-Dienste und Verbindungen zu örtlichen Touristikbüros, Fahrradverleihern, Autovermietungen und Vereinen unterhalten, die über das genutzte Kassensystem verwaltet werden können. Dadurch ist es möglich, den anreisenden Gruppen im Voraus oder auch spontan vor Ort über das Kassensystem Ausflugsprogramme vorzuschlagen, Leihfahrräder zu vermitteln oder auch für notwendige Gelegenheiten ein Auto zu vermitteln. Auch können über ein Kassensystem touristische Tipps und Termine recherchiert und den Gästen bekannt gegeben werden. Hotels müssen natürlich über Kapazitäten verfügen, wenn sie Gruppen beherbergen wollen. Aber das vorausgesetzt, sind Gruppen natürlich eine gewisse Sicherheit, dass tatsächlich eine gemeldete Anzahl Gäste im Hotel übernachten wird. Und auch die Buchung dieser Gruppenübernachtungen kann über das Internet erfolgen. Hier werden dann die ersten Daten aller Reisegäste bereits in die Kassensoftware im Kassensystem übertragen, was dann die Verwaltungsarbeit bei der Ankunft erleichtert und verkürzt. Das im Hotel genutzte Kassensystem kann aber nicht nur all diese genannten Vorzüge leisten, die den Gast direkt betreffen. Ein Hotel-Kassensystem kann auch viel im Back-Office-Bereich und im Hintergrund erarbeiten und unterstützen. Dabei ist es möglich, dass natürlich die betriebswirtschaftliche Buchhaltung Zugriff auf das Kassensystem hat, damit alle relevanten Vorgänge sofort verbucht werden können. Auch wird kaum ein Gast mitbekommen, dass auch die Arbeitszeiterfassung über ein modernes Kassensystem möglich ist. Das Hotelkassensystem ist also alles in allem eine gute Unterstützung dafür, Kosten einzusparen zu senken und auch zum Teil zu vermeiden.

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Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung zur Vernetzung von Registrierkassen und Scanner-Kassen in einem Warenwirtschaftssystem. Im Einzelhandel ist ein POS-Kassen-Platz offensichtlich als Kassenarbeitsplatz eingerichtet. Ein Kassensystem in Hotels hingegen ist überwiegend so diskret platziert, dass die Aufmerksamkeit der Gäste auf die genutzte Kasse minimiert ist. Schließlich sollen die Gäste sich nicht auf Kassen und Kassensysteme konzentrieren, wenn sie einen Hotelaufenthalt anderweitig zu begründen wissen. Eine gewisse Diskretion ist natürlich im Hotelwesen ohnehin wichtig, was auch den Umgang mit der hier genutzten Kasse betrifft. Ein Hotel-Kassensystem ist sehr vielseitig einsetzbar und keineswegs ausschließlich für die Abrechnung von Übernachtungen nutzbar. Die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ist problemlos über die Kassensoftware eines Kassensystems möglich. Außerdem können Warenbewegungen über Kassensysteme verwaltet werden. Schließlich sind für die Verpflegung der Hotelgäste Lebensmittel zu beschaffen, und eben dies kann von der Bestellung über die Lieferung und über die Zubereitung bis hin zur Speisen- und Menüausgabe mit der Kassensoftware erfasst, verwaltet und verarbeitet werden. Auch die Preiskalkulation über ein Kalkulationsprogramm kann mit modernen Kassensystemen erfolgen. Im Back-Office-Bereich kann desweiteren die Gehaltsabrechnung mit Hilfe der Kassensoftware getätigt werden, da ja die Zeiterfassung im Kassensystem hinterlegt ist. So können alle Mitarbeiter eine zeitgenaue Gehalts- und Lohnabrechnung bekommen. Gäste bekommen von all dem in aller Regel nichts mit. Schließlich sind Hotel-Kassensysteme so diskret platzierbar, dass eben nur die Mitarbeiter damit zu tun haben. Die Kassensoftware eines Hotels  kann auch eine Verbindung zu örtlichen Tourismusverbänden haben, worüber für die Gäste Tagesausflüge und Ausflugsprogramme zusammengestellt werden können. Auch Termine und Tipps zu Sehenswürdigkeiten vor Ort und in der Region können über das Kassensystem des Hotels gesucht werden, wenn zum Tourismusbüro eine Leitung existiert. Da viele Hotels auch die Buchungsmöglichkeit über das Internet anbieten, ist hier natürlich auch eine Verbindung zur Kassensoftware gegeben. Bei der Buchung über das weltweite Netz werden die Grunddaten des Gastes in die Kassensysteme der Hotels übertragen, womit wieder einmal Zeit gespart wird, nämlich beim Einchecken. Und diese Zeit steht dem Gast für die wirklich interessanten Dinge bei einem Hotelaufenthalt zur Verfügung.

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In Urlaub fährt wohl jeder gerne oder würde es wenigstens gern tun. Die Überlegungen und Planungen im Vorfeld sind schon eine interessante Zeit für sich. So mancher erlebt dabei schon die erste Entspannung und Erholung. Es gibt nicht viel darüber nachzudenken, wann und wie lang der Urlaub sein soll. Dafür müssen am Arbeitsplatz alle Kolleginnen und Kollegen einen Urlaubsplan erstellen, wo fair geregelt ist, wer wann und wie lange Urlaub nehmen kann. Da ist natürlich zu berücksichtigen, dass Familien mit schulpflichtigen Kindern sowie die Auszubildenden des Betriebes während der Schulferien Urlaub bekommen. Aus Katalogen der Reisebüros und im Internet sind schnell Informationen zusammengetragen, die zur Entscheidung für den Urlaubsort beitragen. Die Buchung kann ebenfalls über das Internet oder konventionell im Reisebüro erfolgen. Über die Internetbuchung werden die wichtigsten Daten der Urlauber bereits in der Kassensoftware der Hotel-Kassensysteme hinterlegt. Das verkürzt die Formalitäten bei der Ankunft im Hotel erheblich. In einer Datenbank werden alle von den Gästen genutzten Dienstleistungen im Hotel in der Kassensoftware hinterlegt. Alle Buchungen und Nutzungen können dann, ggf. mit einem Nullbetrag oder dem Vermerk kostenfrei, den Gästerechnungen zugeordnet werden und dann als detaillierte Rechnung ausgedruckt werden. Weiter sinnvolle Informationen geben Reiseportale im Internet, die kostenlos von Urlaubern mit Texten und Empfehlungen bedient werden und ebenso kostenfrei von Interessenten gelesen werden, womit aktuellere Informationen kaum vorliegen können. Es kann Empfehlungen für Orte und Regionen im Allgemeinen aber auch für Hotels und Restaurants im Besonderen geben. Hotel- und Gastronomiebetriebe mit guter Ausstattung und Einrichtung dürften da natürlich besonders lobenswert erwähnt werden. Ebenfalls kann die Infrastruktur der Orte und Regionen beschrieben werden. Läden, Gastronomien und Hotels können da natürlich selbst Einfluss nehmen, wenn sie investieren und ihre Einrichtung und Ausstattung neu gestalten. DA wäre natürlich auch in so manchem Betrieb eine neue Kasse fällig. In Gastronomie und Hotels werden meist Kassensysteme mit branchenspezifischer Kassensoftware genutzt. Hier können mobile Kassen ebenso zum Einsatz kommen wie Kellnerrufsysteme. Im Einzelhandel vieler Orte werden Netzwerkkassen im Kassensystem genutzt, die ihrerseits die betrieblichen Abläufe der Händler vereinfachen und unterstützen. Wie überall werden auch und ganz besonders in typischen Urlaubsregionen Registrierkassen immer mehr von Kassensystemen, Netzwerkkassen und mobilen Kassen verdrängt werden. Eine Registrierkasse, die in den 1970’er bis 1990’er Jahren als das modernste Kassen-Gerät schlechthin galt, wird in wenigen Jahren nicht mehr sichtbar genutzt werden. Kassensysteme und deren leistungsstarke Kassensoftware unterstützen Gastronomie- und Hotelbetriebe insoweit immer mehr, dass viele Arbeitsschritte erleichtert und damit erhebliche Kosten eingespart werden können. Das macht es natürlich interessant, Registrierkassen durch Netzwerkkassen oder ein Kassensystem zu ersetzen.

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Übernachtungen im Hotel können bereits im Vorfeld über das Internet gebucht werden. Mancher Dienstanbieter für Hotelbuchungen verspricht, dass bei Reservierung das Zimmer bis 18:00 Uhr des Anreisetages freigehalten wird, bei Vorauszahlung auch die ganze Nacht. Wenn Vorauszahlungen geleistet werden, müsste für Überweisungen allerdings eine Bankverbindung bekannt gegeben werden. Wenn der Gast die Übernachtung aber vor Ort bezahlen möchte, steht dafür natürlich in jedem Hotel ein entsprechendes Kassensystem mit hotelmodifizierter Kassensoftware zur Verfügung. Es kann dann bar, per Scheck oder mit EC- und Kreditkarte gezahlt werden. Auch vom hoteleigenen Restaurant aus können die Bestellungen der Gäste mit mobilen Kassen aufgenommen und entweder bar bezahlt oder der Hotelrechnung in einer Datenbank der Kassensoftware zugeordnet werden. Neben einer modernen Kasse gehört natürlich auch noch viel mehr zu einer Hotelausstattung. Die Gästezimmer sind mindestens mit einem Bett, Kleiderschrank, Tisch und Stuhl eingerichtet. Ein Bad mit Dusche oder Wanne und WC ist ebenfalls in den meisten Hotels eine Standardausstattung. Im Eingangs- und Foyer-Bereich eines Hotels ist die Rezeption zu finden, wo jeder Gast ein- und auscheckt. Bei einer Vorabreservierung über das Internet sind einige Daten des Gastes bereits bekannt und in der Kassensoftware hinterlegt. Es müssen dann nur noch wenige Informationen nachgepflegt werden, was natürlich viel Zeit einspart. Kassensysteme in Hotels erleichtern aber nicht nur die Tätigkeit der Datenerfassung oder die Datenübernahme aus dem hoteleigenen Restaurant. Neben der Bestellerfassung mit der mobilen Kasse im Restaurant kann das Hotel- Kassensystem auch die Arbeitszeiterfassung und die Diensteinsatzplanung der Mitarbeiter verwalten und überwachen. Auch Dienstleistungen im Hotel wie Wellness- und Sportangebote oder ein Fahrradverleih können an Ort und Stelle mit netzwerkfähigen Registrierkassen erfasst und bezahlt oder alternativ in der Kassensoftware der Rechnung des Gastes zugewiesen werden. Natürlich sind auch diese Dienste im Hotel einzurichten. Der Wellnessbereich sollte aus einfachen hygienischen Gründen gefliest werden. Aber selbst dieser Wand- und Bodenbelag ist in wunderschönen freundlichen Designs erhältlich. Und auch die Dekoration mit Blumen, Gestecken oder Bildern werten die Räume noch zusätzlich auf. Der Fahrradverleih ist außer mit der Kasse natürlich mit Fahrrädern zu bestücken. Außerdem sollte eine Fahrradwerksatt eingerichtet werden, damit eventuelle Reparaturen ohne Zeitverzug erledigt werden können. Dass hier ein Arbeitsplatz für einen Zweiradmechaniker geschaffen werden kann, finde ich klasse. Und das sollte sich ein Hotel auch leisten, wenn schon der Fahrradverleih im Service des Hauses bereit gestellt wird. Die weitere Ausstattung im Hotel ist sicher nicht in einem Satz erläutert. Aber zur Hotelausstattung gehören nicht nur die Einrichtungen von Gästezimmern, Empfangsbereich, Restaurant und Wellness-Oase. Auch verschiedenste Dekorationen, die Beleuchtung im ganzen Haus und auch Gläser, Besteck und Geschirr gehören zur Einrichtung und Ausstattung. Verbrauchsartikel wie Servietten oder Kerzen werden meist beim Großhändler bezogen. Wenn ein Hotelmitarbeiter den Einkauf tätigt, wird er die Waren sicher dort an einer Kasse bar bezahlen. Die Reinigung der Hotelwäsche dürfte sicher mit Abholung und Bringdienst verbunden sein, so dass hier nicht bar aus der Hotelkasse sondern bargeldlos gegen Rechnung per Überweisung gezahlt wird.

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