Hotel Kassensysteme

Artikel-Schlagworte: „Kassensoftware“

Hotels arbeiten über moderne Kassensysteme, die mit leistungsfähiger Kassensoftware ausgestattet sind und als wahre Alleskönner bezeichnet werden können. So kann eine Reservierung und eine Buchung über den Internetauftritt eines Hotels getätigt werden, wobei die hier im Kontaktformular erfragten Daten sofort in die Kassensoftware der in Hotels genutzten Kassensysteme übertragen wird. Ein Zugriff aus der Software der Hotel-Kassensysteme auf stationäre und mobile Kassen im Hotel-Restaurant ist ebenfalls möglich, sofern die Kassen aus Hotel und Hotelrestaurant über eine gemeinsame Kassensoftware arbeiten und Daten austauschen können. So kann beispielsweise auch mit einer mobilen Kasse im Restaurant des Hotels die Bestellung nicht nur per Funk an einen Bondrucker in der Küche und bei der Schankanlage übertragen, wo dann sofort mit der Zubereitung begonnen werden kann. Die Daten der Bestellung werden auch sofort, ebenfalls über ein Funksignal, in die gemeinsam genutzte Kassensoftware leistungsfähiger Kassensysteme übertragen, die von Hotels und Hotel-Restaurants gemeinsam genutzt werden. Dass die Arbeitszeiterfassung ebenso einfach über Kassensysteme erfolgen kann, wie auch das Bestellwesen und die Warenflusskontrolle über Kassensysteme überwacht werden kann, dürfte sich fast von selbst verstehen. Aber all diese Anwendungsmöglichkeiten für moderne Hotel-Kassensysteme bleiben den Gästen in aller Regel verborgen, da eben diese Anwendungen im Hintergrund und im Back-Office-Bereich eines Hotels stattfinden. Was aber den Gästen sicher zuträglich auffallen dürfte ist, dass vom Hotel aus die Kassensysteme durchaus Verbindungen zu örtlichen Touristikbüros, Vereinen, Fahrradverleihern oder auch Autovermietungen herstellen können. Dadurch können die Mitarbeiter des Hotels über eben die hier genutzten leistungsfähigen Kassensysteme Besichtigungsvorschläge und Tagesausflüge erarbeiten und vorschlagen. Zusätzlich können Leihfahrräder oder Mietautos über Kassensysteme organisiert werden. Sollte das jeweilige Hotel in Vorkasse treten, kann hierfür dann auch der fällige Betrag auf die Rechnung des Gastes gebucht werden, die ja bis zur Rechnungsstellung in der Kassensoftware guter Kassensysteme fortlaufend und detailliert geführt und ergänzt wird. Den Gästen dürfte ebenfalls angenehm auffallen, dass Kassensysteme in Hotels sehr diskret und platzsparend aufgestellt sind und genutzt werden. Das gibt eine angenehme Atmosphäre im gesamten Hotel, insbesondere dort, wo Kassen genutzt werden müssen, und selbige doch nicht so dominant das Erscheinungsbild prägen. In Kassensysteme eingebundene Kassen können in Hotels auch in deren Wellness-Bereichen, Fitness-Räumen oder Friseursalons genutzt werden, weil hier die Angebote meist auch kostenpflichtig sind. So können Hotelgäste ihre genutzten Angebote der Hotelrechnung zuweisen lassen, und sofern externe Gäste willkommen sind können diese Über die Kassensysteme eine einzelne Gesamtrechnung ohne Übernachtung bekommen. Hier sind natürlich Kassen -Module zu sehen, aber schon durch deren modernes Design können sie sich harmonisch und diskret in das Gesamtbild der jeweiligen Hotel-Bereiche einfügen. Längst sehen moderne Kassen und Kassensysteme nicht mehr groß und klobig aus, wie man es noch von elektronischen Registrierkassen der vergangenen Jahre her kennt.

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Auch Gruppen reisen auf verschiedenen Wegen und nächtigen in Hotels, wo die Übernachtungen über ein Kassensystem gebucht, erfasst und abgerechnet werden. Es gibt keine genaue Definition darüber, ab welcher Personenzahl von einer Gruppe gesprochen wird. International wird es so gehandhabt, dass man ab 15 Personen von einer Gruppe spricht, die eine Gruppenreise unternimmt. Viele Hotels haben aber auch für sich definiert, in kleine, mittlere und große Reisegruppen zu unterscheiden und bieten entsprechende Gruppentarife an, die zur genauen Abrechnung natürlich auch in der Kassensoftware im Kassensystem hinterlegt sind. Hotels können auch online-Dienste und Verbindungen zu örtlichen Touristikbüros, Fahrradverleihern, Autovermietungen und Vereinen unterhalten, die über das genutzte Kassensystem verwaltet werden können. Dadurch ist es möglich, den anreisenden Gruppen im Voraus oder auch spontan vor Ort über das Kassensystem Ausflugsprogramme vorzuschlagen, Leihfahrräder zu vermitteln oder auch für notwendige Gelegenheiten ein Auto zu vermitteln. Auch können über ein Kassensystem touristische Tipps und Termine recherchiert und den Gästen bekannt gegeben werden. Hotels müssen natürlich über Kapazitäten verfügen, wenn sie Gruppen beherbergen wollen. Aber das vorausgesetzt, sind Gruppen natürlich eine gewisse Sicherheit, dass tatsächlich eine gemeldete Anzahl Gäste im Hotel übernachten wird. Und auch die Buchung dieser Gruppenübernachtungen kann über das Internet erfolgen. Hier werden dann die ersten Daten aller Reisegäste bereits in die Kassensoftware im Kassensystem übertragen, was dann die Verwaltungsarbeit bei der Ankunft erleichtert und verkürzt. Das im Hotel genutzte Kassensystem kann aber nicht nur all diese genannten Vorzüge leisten, die den Gast direkt betreffen. Ein Hotel-Kassensystem kann auch viel im Back-Office-Bereich und im Hintergrund erarbeiten und unterstützen. Dabei ist es möglich, dass natürlich die betriebswirtschaftliche Buchhaltung Zugriff auf das Kassensystem hat, damit alle relevanten Vorgänge sofort verbucht werden können. Auch wird kaum ein Gast mitbekommen, dass auch die Arbeitszeiterfassung über ein modernes Kassensystem möglich ist. Das Hotelkassensystem ist also alles in allem eine gute Unterstützung dafür, Kosten einzusparen zu senken und auch zum Teil zu vermeiden.

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Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung zur Vernetzung von Registrierkassen und Scanner-Kassen in einem Warenwirtschaftssystem. Im Einzelhandel ist ein POS-Kassen-Platz offensichtlich als Kassenarbeitsplatz eingerichtet. Ein Kassensystem in Hotels hingegen ist überwiegend so diskret platziert, dass die Aufmerksamkeit der Gäste auf die genutzte Kasse minimiert ist. Schließlich sollen die Gäste sich nicht auf Kassen und Kassensysteme konzentrieren, wenn sie einen Hotelaufenthalt anderweitig zu begründen wissen. Eine gewisse Diskretion ist natürlich im Hotelwesen ohnehin wichtig, was auch den Umgang mit der hier genutzten Kasse betrifft. Ein Hotel-Kassensystem ist sehr vielseitig einsetzbar und keineswegs ausschließlich für die Abrechnung von Übernachtungen nutzbar. Die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ist problemlos über die Kassensoftware eines Kassensystems möglich. Außerdem können Warenbewegungen über Kassensysteme verwaltet werden. Schließlich sind für die Verpflegung der Hotelgäste Lebensmittel zu beschaffen, und eben dies kann von der Bestellung über die Lieferung und über die Zubereitung bis hin zur Speisen- und Menüausgabe mit der Kassensoftware erfasst, verwaltet und verarbeitet werden. Auch die Preiskalkulation über ein Kalkulationsprogramm kann mit modernen Kassensystemen erfolgen. Im Back-Office-Bereich kann desweiteren die Gehaltsabrechnung mit Hilfe der Kassensoftware getätigt werden, da ja die Zeiterfassung im Kassensystem hinterlegt ist. So können alle Mitarbeiter eine zeitgenaue Gehalts- und Lohnabrechnung bekommen. Gäste bekommen von all dem in aller Regel nichts mit. Schließlich sind Hotel-Kassensysteme so diskret platzierbar, dass eben nur die Mitarbeiter damit zu tun haben. Die Kassensoftware eines Hotels  kann auch eine Verbindung zu örtlichen Tourismusverbänden haben, worüber für die Gäste Tagesausflüge und Ausflugsprogramme zusammengestellt werden können. Auch Termine und Tipps zu Sehenswürdigkeiten vor Ort und in der Region können über das Kassensystem des Hotels gesucht werden, wenn zum Tourismusbüro eine Leitung existiert. Da viele Hotels auch die Buchungsmöglichkeit über das Internet anbieten, ist hier natürlich auch eine Verbindung zur Kassensoftware gegeben. Bei der Buchung über das weltweite Netz werden die Grunddaten des Gastes in die Kassensysteme der Hotels übertragen, womit wieder einmal Zeit gespart wird, nämlich beim Einchecken. Und diese Zeit steht dem Gast für die wirklich interessanten Dinge bei einem Hotelaufenthalt zur Verfügung.

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Hotels und Restaurants müssen nicht zwangsläufig getrennte Betriebe sein. Das Hotelrestaurant ist ein Gastronomiebetrieb, der einem Hotel angegliedert ist, so dass diese beiden Betriebe ein Gesamtunternehmen im rechtlichen Sinne bilden. Und dennoch können auch hier Hotel- und Restaurantangelegenheiten getrennt gebucht werden. Insbesondere müssen Hotelgäste nicht zwangsläufig im Restaurant einen Verzehr tätigen. Und in den Restaurants können auch externe Gäste speisen, die nicht genötigt sind, eine Hotelübernachtung zu buchen. Und dennoch ist es möglich und gewollt, dass Hotelgäste im Restaurant zu Gast sind. Ein gemeinsames Kassensystem mit einer effektiven Kassensoftware kann alle die Gäste betreffenden Vorgänge erfassen und verbuchen. Übernachtungen im Hotel und Besuche im Restaurant können sowohl als getrennte Rechnungen dargestellt als auch auf einer Gesamtrechnung ausgewiesen werden. Moderne Kassensysteme sind für den Hotelgastronomiebereich entwickelt, um die umfangreichen Buchungsvorgänge erfassen zu können. In den 1980’er Jahren hat die Entwicklung mit einer recht einfachen, und für damalige Verhältnisse doch sehr effektiven PC-Lösung begonnen. Die weiteren Entwicklungen gingen dann soweit, dass die heute bekannten Netzwerkkassen und Kassensysteme eine zusätzliche PC-Software erübrigen. So kann mit moderner Kassensoftware im Hotelwesen auch im back-office-Bereich alles über die Hotel-Kassensoftware des Kassensystems verwaltet und verbucht werden. Im Hotelrestaurant sind empfehlenswert auch mobile Kassen einzusetzen. Damit wird effektiv Zeit eingespart, weil die Mitarbeiter des Services nicht mehr extra zur Küche und Schankanlage gehen müssen, um die Bestellungen bekannt zu geben. Auch die manuelle Eingabe in die Kassensoftware über die Tastatur ist nicht mehr notwendig. Diese drei Schritte werden von der mobilen Kasse über ein Funksignal übertragen, womit die Wege für die Mitarbeiter gespart sind. Die Gäste werden die verkürzte Wartezeit erkennen und vermutlich mit zusätzlichen Bestellungen oder häufigeren Besuchen honorieren. Und die Mitarbeiter haben das Erfolgserlebnis, dass ihre Arbeit erleichtert wird, was die Motivation und den Spaßfaktor sicher erhöht. Ein modernes Kassensystem in Hotels, der Gastronomie und in Hotelrestaurants ist natürlich zu noch viel mehr in der Lage, als nur Übernachtungen und Verzehr zu registrieren und zu verrechnen. Die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ist über eine leistungsstarke Kassensoftware ebenso möglich, wie die Terminplanung für Reservierungen, Warenbestellungen und Liefervereinbarungen. Auch können sämtliche wirtschaftlich relevanten Daten von der betrieblichen Buchhaltung aufgenommen und betriebswirtschaftlich verbucht werden. Desweiteren können über Netzwerkkassen, Kassensysteme und deren Kassensoftware seitens der Geschäftsleitung die Umsätze statistisch verglichen werden. Damit kann gewährleistet werden, dass bei starken Schwankungen der Umsatzzahlen sofort reagiert werden kann. All das bleibt den Gästen in aller Regel verborgen, weil diese Vorgänge im Hintergrund vor sich gehen. Über ein Kassen-Modul an der Rezeption des Hotels ist es neben den Vorgängen des Ein- und Auscheckens auch möglich, den Gästen kulturelle Veranstaltungstermine oder auch touristisch Attraktion des Ortes oder der Region herauszusuchen. Außerdem ist über die Kassensoftware die Vermittlung zu einem Autovermieter oder auch zu einem Fahrradverleih möglich.

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In Urlaub fährt wohl jeder gerne oder würde es wenigstens gern tun. Die Überlegungen und Planungen im Vorfeld sind schon eine interessante Zeit für sich. So mancher erlebt dabei schon die erste Entspannung und Erholung. Es gibt nicht viel darüber nachzudenken, wann und wie lang der Urlaub sein soll. Dafür müssen am Arbeitsplatz alle Kolleginnen und Kollegen einen Urlaubsplan erstellen, wo fair geregelt ist, wer wann und wie lange Urlaub nehmen kann. Da ist natürlich zu berücksichtigen, dass Familien mit schulpflichtigen Kindern sowie die Auszubildenden des Betriebes während der Schulferien Urlaub bekommen. Aus Katalogen der Reisebüros und im Internet sind schnell Informationen zusammengetragen, die zur Entscheidung für den Urlaubsort beitragen. Die Buchung kann ebenfalls über das Internet oder konventionell im Reisebüro erfolgen. Über die Internetbuchung werden die wichtigsten Daten der Urlauber bereits in der Kassensoftware der Hotel-Kassensysteme hinterlegt. Das verkürzt die Formalitäten bei der Ankunft im Hotel erheblich. In einer Datenbank werden alle von den Gästen genutzten Dienstleistungen im Hotel in der Kassensoftware hinterlegt. Alle Buchungen und Nutzungen können dann, ggf. mit einem Nullbetrag oder dem Vermerk kostenfrei, den Gästerechnungen zugeordnet werden und dann als detaillierte Rechnung ausgedruckt werden. Weiter sinnvolle Informationen geben Reiseportale im Internet, die kostenlos von Urlaubern mit Texten und Empfehlungen bedient werden und ebenso kostenfrei von Interessenten gelesen werden, womit aktuellere Informationen kaum vorliegen können. Es kann Empfehlungen für Orte und Regionen im Allgemeinen aber auch für Hotels und Restaurants im Besonderen geben. Hotel- und Gastronomiebetriebe mit guter Ausstattung und Einrichtung dürften da natürlich besonders lobenswert erwähnt werden. Ebenfalls kann die Infrastruktur der Orte und Regionen beschrieben werden. Läden, Gastronomien und Hotels können da natürlich selbst Einfluss nehmen, wenn sie investieren und ihre Einrichtung und Ausstattung neu gestalten. DA wäre natürlich auch in so manchem Betrieb eine neue Kasse fällig. In Gastronomie und Hotels werden meist Kassensysteme mit branchenspezifischer Kassensoftware genutzt. Hier können mobile Kassen ebenso zum Einsatz kommen wie Kellnerrufsysteme. Im Einzelhandel vieler Orte werden Netzwerkkassen im Kassensystem genutzt, die ihrerseits die betrieblichen Abläufe der Händler vereinfachen und unterstützen. Wie überall werden auch und ganz besonders in typischen Urlaubsregionen Registrierkassen immer mehr von Kassensystemen, Netzwerkkassen und mobilen Kassen verdrängt werden. Eine Registrierkasse, die in den 1970’er bis 1990’er Jahren als das modernste Kassen-Gerät schlechthin galt, wird in wenigen Jahren nicht mehr sichtbar genutzt werden. Kassensysteme und deren leistungsstarke Kassensoftware unterstützen Gastronomie- und Hotelbetriebe insoweit immer mehr, dass viele Arbeitsschritte erleichtert und damit erhebliche Kosten eingespart werden können. Das macht es natürlich interessant, Registrierkassen durch Netzwerkkassen oder ein Kassensystem zu ersetzen.

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