Hotel Kassensysteme

Archiv für die Kategorie „Hotelgewerbe“

Ein modernes Kassen Netzwerk hilft, die Verwaltung eines Hotels deutlich zu erleichtern und nötige Wareneinkäufe für die angeschlossenen Gastronomie  Bereiche überschaubar zu machen. Der Wareneinkauf von Frischeprodukten im Hotel ist einer der hohen Kostenfaktoren und ergibt zusammen mit den nötigen Verbrauchsartikeln, wie Handtüchern, Tischtüchern, Gläser, Geschirr, Bettwäsche und vom Gast erwartete, liebevolle Details, wie die Praline auf dem Kopfkissen oder auch kleine Shampoo- und Seifegaben im Bad, nicht zu vergessen die Bereitstellung von Schreibmaterial für die Gäste einen riesigen Einkaufsbedarf, über den der Überblick gewahrt werden muss. Dazu ist es erforderlich, sowohl die Belegungszahlen der Zimmer, die Umsätze in Restaurant, Bar und Café, Verbrauch aus den Minibars in den Zimmern, Zimmerservice, und vieles mehr ordentlich zu dokumentieren.

Moderne Kassen, die zum Verbuchen jeglicher Umsätze herangezogen werden können, liefern dazu die nötigen Daten. So können zum Beispiel die Zimmermädchen mit einer mobilen Kasse ausgerüstet werden, in die beim täglichen Auffüllen der Minibars die entsprechenden Entnahme Mengen pro Zimmer eingebucht werden. Damit entfallen die üblichen Karten, auf die der Gast mehr oder weniger genau die Entnahmen aus der Minibar mit Strichen aufzeichnet und die dann am Ende des Aufenthalts an der Rezeption manuell ausgewertet werden. Mobile Kassen übertragen die Verbrauchszahlen einerseits in die Hotelsoftware, so dass jeder Verbrauch aus der Minibar direkt auf der Hotelrechnung berechnet werden kann. Andererseits werden die Daten auch in der Warenwirtschaft verbucht, vom Mindestlagerbestand abgezogen und in Bestellvorschläge mit eingerechnet. Auf diese Weise wird immer ausreichend Material zum Nachfüllen der Minibars zur Verfügung stehen, da immer rechtzeitig nachbestellt wird.

Kassen im Restaurant dienen dem Servicepersonal dabei, die Umsätze an den Tischen leicht zu verbuchen. Gäste, die Halb- oder Vollpension gebucht haben, zahlen nur die über die gebuchte Verpflegung hinausgehenden Bestellungen, wie den Tischwein oder den Kaffee mit Cognac nach dem Essen. Auch diese Buchungen können über die Kasse erfasst und auf Wunsch des Gastes mit in die Hotelrechnung übernommen werden. Für jeden Hotelier wird es interessant sein, zu wissen, wie gut sein Hotelrestaurant von externen Gästen angenommen wird. Die Auswertung der Daten aus der Kasse gibt hierüber Auskunft, wenn das Servicepersonal sie entsprechend verbucht. Auch der Wareneinsatz für das Restaurant kann mit Hilfe der Kassen kontrolliert und gesteuert werden. Zum Beispiel der Wareneinsatz bei Getränken, der nur schwerlich kontollierbar war, kann über das Anschließen von Schankanlagen an das Kassen Netzwerk kontrolliert werden. Die einzelne Kasse gibt die Getränke an der Schankanlage frei, sobald sie als Bestellung eingebucht werden. Die Schankanlage gibt daraufhin eine vorher definierte Menge des gewünschten Getränkes zum Ausschank frei. Das garantiert die optimalen Gewinnspannen aus dem eingesetzten Warenbestand, sowohl bei Getränken, als auch bei den benötigten Waren für die Küche. Jedes gebuchte Gericht wird über eine eingegebene Rezeptur mengengenau vom Warenbestand abgezogen und mit in die Bestellvorschläge eingerechnet. Die Auswertungen aus Hotelsoftware und Warenwirtschaft erleichtern den Überblick über die Anzahl der Gäste, Umsätze aus der Gastronomie und die insgesamt erwirtschafteten Gewinne.

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Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung zur Vernetzung von Registrierkassen und Scanner-Kassen in einem Warenwirtschaftssystem. Im Einzelhandel ist ein POS-Kassen-Platz offensichtlich als Kassenarbeitsplatz eingerichtet. Ein Kassensystem in Hotels hingegen ist überwiegend so diskret platziert, dass die Aufmerksamkeit der Gäste auf die genutzte Kasse minimiert ist. Schließlich sollen die Gäste sich nicht auf Kassen und Kassensysteme konzentrieren, wenn sie einen Hotelaufenthalt anderweitig zu begründen wissen. Eine gewisse Diskretion ist natürlich im Hotelwesen ohnehin wichtig, was auch den Umgang mit der hier genutzten Kasse betrifft. Ein Hotel-Kassensystem ist sehr vielseitig einsetzbar und keineswegs ausschließlich für die Abrechnung von Übernachtungen nutzbar. Die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ist problemlos über die Kassensoftware eines Kassensystems möglich. Außerdem können Warenbewegungen über Kassensysteme verwaltet werden. Schließlich sind für die Verpflegung der Hotelgäste Lebensmittel zu beschaffen, und eben dies kann von der Bestellung über die Lieferung und über die Zubereitung bis hin zur Speisen- und Menüausgabe mit der Kassensoftware erfasst, verwaltet und verarbeitet werden. Auch die Preiskalkulation über ein Kalkulationsprogramm kann mit modernen Kassensystemen erfolgen. Im Back-Office-Bereich kann desweiteren die Gehaltsabrechnung mit Hilfe der Kassensoftware getätigt werden, da ja die Zeiterfassung im Kassensystem hinterlegt ist. So können alle Mitarbeiter eine zeitgenaue Gehalts- und Lohnabrechnung bekommen. Gäste bekommen von all dem in aller Regel nichts mit. Schließlich sind Hotel-Kassensysteme so diskret platzierbar, dass eben nur die Mitarbeiter damit zu tun haben. Die Kassensoftware eines Hotels  kann auch eine Verbindung zu örtlichen Tourismusverbänden haben, worüber für die Gäste Tagesausflüge und Ausflugsprogramme zusammengestellt werden können. Auch Termine und Tipps zu Sehenswürdigkeiten vor Ort und in der Region können über das Kassensystem des Hotels gesucht werden, wenn zum Tourismusbüro eine Leitung existiert. Da viele Hotels auch die Buchungsmöglichkeit über das Internet anbieten, ist hier natürlich auch eine Verbindung zur Kassensoftware gegeben. Bei der Buchung über das weltweite Netz werden die Grunddaten des Gastes in die Kassensysteme der Hotels übertragen, womit wieder einmal Zeit gespart wird, nämlich beim Einchecken. Und diese Zeit steht dem Gast für die wirklich interessanten Dinge bei einem Hotelaufenthalt zur Verfügung.

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Hotels und Restaurants müssen nicht zwangsläufig getrennte Betriebe sein. Das Hotelrestaurant ist ein Gastronomiebetrieb, der einem Hotel angegliedert ist, so dass diese beiden Betriebe ein Gesamtunternehmen im rechtlichen Sinne bilden. Und dennoch können auch hier Hotel- und Restaurantangelegenheiten getrennt gebucht werden. Insbesondere müssen Hotelgäste nicht zwangsläufig im Restaurant einen Verzehr tätigen. Und in den Restaurants können auch externe Gäste speisen, die nicht genötigt sind, eine Hotelübernachtung zu buchen. Und dennoch ist es möglich und gewollt, dass Hotelgäste im Restaurant zu Gast sind. Ein gemeinsames Kassensystem mit einer effektiven Kassensoftware kann alle die Gäste betreffenden Vorgänge erfassen und verbuchen. Übernachtungen im Hotel und Besuche im Restaurant können sowohl als getrennte Rechnungen dargestellt als auch auf einer Gesamtrechnung ausgewiesen werden. Moderne Kassensysteme sind für den Hotelgastronomiebereich entwickelt, um die umfangreichen Buchungsvorgänge erfassen zu können. In den 1980’er Jahren hat die Entwicklung mit einer recht einfachen, und für damalige Verhältnisse doch sehr effektiven PC-Lösung begonnen. Die weiteren Entwicklungen gingen dann soweit, dass die heute bekannten Netzwerkkassen und Kassensysteme eine zusätzliche PC-Software erübrigen. So kann mit moderner Kassensoftware im Hotelwesen auch im back-office-Bereich alles über die Hotel-Kassensoftware des Kassensystems verwaltet und verbucht werden. Im Hotelrestaurant sind empfehlenswert auch mobile Kassen einzusetzen. Damit wird effektiv Zeit eingespart, weil die Mitarbeiter des Services nicht mehr extra zur Küche und Schankanlage gehen müssen, um die Bestellungen bekannt zu geben. Auch die manuelle Eingabe in die Kassensoftware über die Tastatur ist nicht mehr notwendig. Diese drei Schritte werden von der mobilen Kasse über ein Funksignal übertragen, womit die Wege für die Mitarbeiter gespart sind. Die Gäste werden die verkürzte Wartezeit erkennen und vermutlich mit zusätzlichen Bestellungen oder häufigeren Besuchen honorieren. Und die Mitarbeiter haben das Erfolgserlebnis, dass ihre Arbeit erleichtert wird, was die Motivation und den Spaßfaktor sicher erhöht. Ein modernes Kassensystem in Hotels, der Gastronomie und in Hotelrestaurants ist natürlich zu noch viel mehr in der Lage, als nur Übernachtungen und Verzehr zu registrieren und zu verrechnen. Die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ist über eine leistungsstarke Kassensoftware ebenso möglich, wie die Terminplanung für Reservierungen, Warenbestellungen und Liefervereinbarungen. Auch können sämtliche wirtschaftlich relevanten Daten von der betrieblichen Buchhaltung aufgenommen und betriebswirtschaftlich verbucht werden. Desweiteren können über Netzwerkkassen, Kassensysteme und deren Kassensoftware seitens der Geschäftsleitung die Umsätze statistisch verglichen werden. Damit kann gewährleistet werden, dass bei starken Schwankungen der Umsatzzahlen sofort reagiert werden kann. All das bleibt den Gästen in aller Regel verborgen, weil diese Vorgänge im Hintergrund vor sich gehen. Über ein Kassen-Modul an der Rezeption des Hotels ist es neben den Vorgängen des Ein- und Auscheckens auch möglich, den Gästen kulturelle Veranstaltungstermine oder auch touristisch Attraktion des Ortes oder der Region herauszusuchen. Außerdem ist über die Kassensoftware die Vermittlung zu einem Autovermieter oder auch zu einem Fahrradverleih möglich.

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In Hotels gibt es verschiedenste Kategorien. Da gibt es zum Beispiel Wellness- und Freizeithotels, denen Thermen und Bäder angeschlossen sind. Im Hotelbereich ist es ohnehin schon üblich, dass moderne Kassensysteme genutzt werden, die mit leistungsfähiger Kassensoftware ausgestattet sind. Mit einem Kassensystem können nicht nur die Übernachtungen der Gäste erfasst und abgerechnet werden. Mit mobilen Kassen können im hoteleigenen Restaurant Bestellungen der Gäste aufgenommen und via Funkverbindung parallel an Küche, Schankanlage und Kassensoftware übertragen werden. Weitere mobile Zusatzgeräte können vom House-Keeping genutzt werden, um aktuelle Bestände in den Minibars auf den Gästezimmern zu erfassen und somit über Datenbanken in der Kassensoftware einzelnen Kundenrechnungen zuordnen. Im Wellnessbereich eines Hotels kann eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden, die für Hotelgäste ebenso wie für externe Gäste Anwendungen erfassen, registrieren und einer zu erstellenden Rechnung oder einem Beleg zuordnen können. Auch in hotelzugehörigen Bädern und Thermen kann eine netzwerktaugliche Registrierkasse bedient werden, die Eintrittsgelder kassiert oder für Hotelgäste deren Rechnung in einer Datenbank des Kassensystems zuweisen. Im Empfangsbereich eines solchen Hotelbades sind die Mitarbeiter erste Ansprechpartner für die Gäste. Freundlichkeit und ein perfekter Kassenservice haben da oberste Priorität. Erfahrungen in der Dienstleistung und im Umgang mit Geld sind auch von Vorteil. Besonders wichtig ist es, dass diese Tätigkeit Vertrauen erfordert. Und zwar sowohl von Seiten des Arbeitgebers als auch seitens des Arbeitnehmers. Auch Tätigkeiten mit Computern sollten den Mitarbeitern nicht fremd sein. Dass die Angestellten sich durch Freundlichkeit und hohe kommunikative Fähigkeiten auszeichnen, dürfte ebenfalls klar sein. Aber das ist natürlich für jeden Job in einem Hotel wichtig, besonders wenn regelmäßiger Kontakt zu den Gästen besteht. Die Landessprache sollte ebenfalls perfekt gesprochen werden, weitere Sprachkenntnisse (bevorzugt Englisch, Französisch und Russisch) sind ebenfalls gute Voraussetzungen, da auch internationale Gäste gern kompetent beraten werden. Der Umgang mit den jeweiligen Endgeräten verschiedenster Kassen und Kassensysteme sollte natürlich so leicht von der Hand gehen, dass dem Gast die Komplexität der Anwendung überhaupt nicht auffällt. Im Bade- und Wellnessbereich eines Hotels ist dies besonders wichtig, da die Gäste sich nicht unnötig mit der Bezahlung von Eintrittsgeldern oder anderen Services aufhalten wollen und sollen. Auch können hier mobile Kassen zum Einsatz kommen, um beispielsweise mit einem am Regal angebrachten Barcode die Entnahme von Handtüchern, Pflegemitteln oder Schwimmutensilien zu dokumentieren. Bei Rückgabe der Artikel kann die dann auch in der Kassensoftware diese registriert werden. Leihgebühren können so ermittelt werden, die durchaus zeit- und dauerabhängig variieren können. Sowohl externe Gäste können hier ihre Eintrittsgelder und Leihgebühren bar entrichten, als dass auch Hotelgäste mit einer dem Kassensystem zugeordneten Kundenkarte ihre Leistungsnutzung der aktuellen Rechnung zuweisen lassen können. Man sieht also, dass herkömmliche Kassen, einfache Registrierkassen und weniger leistungsstarke Kassensoftware für Hotels nicht mehr geeignet sind wie noch vor zwanzig Jahren.

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