Hotel Kassensysteme

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Ein modernes Kassen Netzwerk hilft, die Verwaltung eines Hotels deutlich zu erleichtern und nötige Wareneinkäufe für die angeschlossenen Gastronomie  Bereiche überschaubar zu machen. Der Wareneinkauf von Frischeprodukten im Hotel ist einer der hohen Kostenfaktoren und ergibt zusammen mit den nötigen Verbrauchsartikeln, wie Handtüchern, Tischtüchern, Gläser, Geschirr, Bettwäsche und vom Gast erwartete, liebevolle Details, wie die Praline auf dem Kopfkissen oder auch kleine Shampoo- und Seifegaben im Bad, nicht zu vergessen die Bereitstellung von Schreibmaterial für die Gäste einen riesigen Einkaufsbedarf, über den der Überblick gewahrt werden muss. Dazu ist es erforderlich, sowohl die Belegungszahlen der Zimmer, die Umsätze in Restaurant, Bar und Café, Verbrauch aus den Minibars in den Zimmern, Zimmerservice, und vieles mehr ordentlich zu dokumentieren.

Moderne Kassen, die zum Verbuchen jeglicher Umsätze herangezogen werden können, liefern dazu die nötigen Daten. So können zum Beispiel die Zimmermädchen mit einer mobilen Kasse ausgerüstet werden, in die beim täglichen Auffüllen der Minibars die entsprechenden Entnahme Mengen pro Zimmer eingebucht werden. Damit entfallen die üblichen Karten, auf die der Gast mehr oder weniger genau die Entnahmen aus der Minibar mit Strichen aufzeichnet und die dann am Ende des Aufenthalts an der Rezeption manuell ausgewertet werden. Mobile Kassen übertragen die Verbrauchszahlen einerseits in die Hotelsoftware, so dass jeder Verbrauch aus der Minibar direkt auf der Hotelrechnung berechnet werden kann. Andererseits werden die Daten auch in der Warenwirtschaft verbucht, vom Mindestlagerbestand abgezogen und in Bestellvorschläge mit eingerechnet. Auf diese Weise wird immer ausreichend Material zum Nachfüllen der Minibars zur Verfügung stehen, da immer rechtzeitig nachbestellt wird.

Kassen im Restaurant dienen dem Servicepersonal dabei, die Umsätze an den Tischen leicht zu verbuchen. Gäste, die Halb- oder Vollpension gebucht haben, zahlen nur die über die gebuchte Verpflegung hinausgehenden Bestellungen, wie den Tischwein oder den Kaffee mit Cognac nach dem Essen. Auch diese Buchungen können über die Kasse erfasst und auf Wunsch des Gastes mit in die Hotelrechnung übernommen werden. Für jeden Hotelier wird es interessant sein, zu wissen, wie gut sein Hotelrestaurant von externen Gästen angenommen wird. Die Auswertung der Daten aus der Kasse gibt hierüber Auskunft, wenn das Servicepersonal sie entsprechend verbucht. Auch der Wareneinsatz für das Restaurant kann mit Hilfe der Kassen kontrolliert und gesteuert werden. Zum Beispiel der Wareneinsatz bei Getränken, der nur schwerlich kontollierbar war, kann über das Anschließen von Schankanlagen an das Kassen Netzwerk kontrolliert werden. Die einzelne Kasse gibt die Getränke an der Schankanlage frei, sobald sie als Bestellung eingebucht werden. Die Schankanlage gibt daraufhin eine vorher definierte Menge des gewünschten Getränkes zum Ausschank frei. Das garantiert die optimalen Gewinnspannen aus dem eingesetzten Warenbestand, sowohl bei Getränken, als auch bei den benötigten Waren für die Küche. Jedes gebuchte Gericht wird über eine eingegebene Rezeptur mengengenau vom Warenbestand abgezogen und mit in die Bestellvorschläge eingerechnet. Die Auswertungen aus Hotelsoftware und Warenwirtschaft erleichtern den Überblick über die Anzahl der Gäste, Umsätze aus der Gastronomie und die insgesamt erwirtschafteten Gewinne.

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Hotels arbeiten über moderne Kassensysteme, die mit leistungsfähiger Kassensoftware ausgestattet sind und als wahre Alleskönner bezeichnet werden können. So kann eine Reservierung und eine Buchung über den Internetauftritt eines Hotels getätigt werden, wobei die hier im Kontaktformular erfragten Daten sofort in die Kassensoftware der in Hotels genutzten Kassensysteme übertragen wird. Ein Zugriff aus der Software der Hotel-Kassensysteme auf stationäre und mobile Kassen im Hotel-Restaurant ist ebenfalls möglich, sofern die Kassen aus Hotel und Hotelrestaurant über eine gemeinsame Kassensoftware arbeiten und Daten austauschen können. So kann beispielsweise auch mit einer mobilen Kasse im Restaurant des Hotels die Bestellung nicht nur per Funk an einen Bondrucker in der Küche und bei der Schankanlage übertragen, wo dann sofort mit der Zubereitung begonnen werden kann. Die Daten der Bestellung werden auch sofort, ebenfalls über ein Funksignal, in die gemeinsam genutzte Kassensoftware leistungsfähiger Kassensysteme übertragen, die von Hotels und Hotel-Restaurants gemeinsam genutzt werden. Dass die Arbeitszeiterfassung ebenso einfach über Kassensysteme erfolgen kann, wie auch das Bestellwesen und die Warenflusskontrolle über Kassensysteme überwacht werden kann, dürfte sich fast von selbst verstehen. Aber all diese Anwendungsmöglichkeiten für moderne Hotel-Kassensysteme bleiben den Gästen in aller Regel verborgen, da eben diese Anwendungen im Hintergrund und im Back-Office-Bereich eines Hotels stattfinden. Was aber den Gästen sicher zuträglich auffallen dürfte ist, dass vom Hotel aus die Kassensysteme durchaus Verbindungen zu örtlichen Touristikbüros, Vereinen, Fahrradverleihern oder auch Autovermietungen herstellen können. Dadurch können die Mitarbeiter des Hotels über eben die hier genutzten leistungsfähigen Kassensysteme Besichtigungsvorschläge und Tagesausflüge erarbeiten und vorschlagen. Zusätzlich können Leihfahrräder oder Mietautos über Kassensysteme organisiert werden. Sollte das jeweilige Hotel in Vorkasse treten, kann hierfür dann auch der fällige Betrag auf die Rechnung des Gastes gebucht werden, die ja bis zur Rechnungsstellung in der Kassensoftware guter Kassensysteme fortlaufend und detailliert geführt und ergänzt wird. Den Gästen dürfte ebenfalls angenehm auffallen, dass Kassensysteme in Hotels sehr diskret und platzsparend aufgestellt sind und genutzt werden. Das gibt eine angenehme Atmosphäre im gesamten Hotel, insbesondere dort, wo Kassen genutzt werden müssen, und selbige doch nicht so dominant das Erscheinungsbild prägen. In Kassensysteme eingebundene Kassen können in Hotels auch in deren Wellness-Bereichen, Fitness-Räumen oder Friseursalons genutzt werden, weil hier die Angebote meist auch kostenpflichtig sind. So können Hotelgäste ihre genutzten Angebote der Hotelrechnung zuweisen lassen, und sofern externe Gäste willkommen sind können diese Über die Kassensysteme eine einzelne Gesamtrechnung ohne Übernachtung bekommen. Hier sind natürlich Kassen -Module zu sehen, aber schon durch deren modernes Design können sie sich harmonisch und diskret in das Gesamtbild der jeweiligen Hotel-Bereiche einfügen. Längst sehen moderne Kassen und Kassensysteme nicht mehr groß und klobig aus, wie man es noch von elektronischen Registrierkassen der vergangenen Jahre her kennt.

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